Актуально на 13 марта 2025
Какие сведения вносить в трудовую книжку
Ф.И.О. работника без сокращений и замены имени и отчества инициалами. | Изменяйте записи о Ф. И. О. и дате рождения на основании паспорта, свидетельств о рождении, регистрации или расторжении брака, перемене имени и других документов. Одной чертой зачеркивайте прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и вписывайте новые. Указывайте номер, дату и орган, выдавший документ – на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Заверьте это подписью работодателя или ответственного и печатью. Чтобы дополнить записи об образовании, профессии, специальности, допишите новые сведения, но старые не зачеркивайте |  |
В графе 3 в виде заголовка укажите полное и при наличии сокращенное название образовательной организации. Ниже в графе 1 поставить порядковый номер записи. В графе 2 – дату приема на работу. В графе 3 сделать запись о принятии в образовательную организацию, указать должность, специальность, профессию и квалификацию работника, а также структурное подразделение (при наличии). В графе 4 указать реквизиты приказа о приеме или трудового договора (письмо Минтруда от 13.12.2021 № 14-2/ООГ-11865) | Образец записи о приеме на работу  | |
В графе 1 поставить следующий порядковый номер. В графе 2 – дату перевода. Если временный перевод признали постоянным, укажите дату фактичного начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом. В графе 3 сделать запись о переводе, указать структурное подразделение (при наличии), должность, специальность или профессию с квалификацией. В графе 4 указать реквизиты приказа о переводе. Если временный перевод признали постоянным, впишите оба приказа – на основании которого перевели временно и на постоянной основе. | Образец записи о переводе на другую постоянную работу  | |
В графе 1 поставить порядковый номер записи. В графе 2 указать дату принятия решения аттестационной комиссии. В графе 3 сделать запись: «Установлена <…> квалификационная категория по должности <…>». Для школы указывать предмет не нужно; В графе 4 указать дату и номер распорядительного акта органа власти, на основании которого внесли запись | Образец  | |
В графе 1 поставить порядковый номер записи. В графе 2 указать дату увольнения. В графе 3 – причины и основания увольнения, с учетом дополнительных оснований прекращения трудового договора для педагогов, которые установлены ст. 336 ТК. | Образец записи об увольнении за грубое нарушение устава  Образец записи об увольнении за применение насильственных методов воспитания  | |
— государственными наградами; Запись о присвоении государственных почетных званий. Записи о других видах поощрений, которые предусмотрены законодательством, коллективным договором, ПВТР и положением о дисциплине | В соответствии с документом – основанием. В графе 3 в виде заголовка указать полное и при наличии сокращенное название образовательной организации. Ниже в графе 1 поставить порядковый номер записи. Следующую ставьте по нарастающей. В графе 2 указать дату награждения. В графе 3 записать, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 – реквизиты документа, на основании которого внесли запись. | Образец записи об объявлении благодарности  |
В трудовую книжку могут внести записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной службы и государственной службы иных видов. Это делают специалисты по месту прохождения службы (п. 14 Порядка ведения трудовых книжек).
Предупредите ответственного, что все записи о работе, постоянном переводе, квалификации и награждениях надо сделать в течение пяти рабочих дней. Запись об увольнении ставьте в день увольнения (п. 9 Порядка ведения трудовых книжек).
У совместителей группировать записи можно по-разному. Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении можно вносить как в хронологическом порядке, так и блоками – одновременно о приеме и увольнении – после увольнения. При этом запись о совместительстве делают и в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной (п. 11 Порядка ведения трудовых книжек).
Ситуация
Порядок внесения изменений и исправлений зависит от раздела, в который их вносите.
Если допустили ошибку, когда заполняли сведения о работнике, уничтожьте испорченный бланк и составьте об этом акт (п. 41 Порядка ведения трудовых книжек).
Если работник изменил фамилию, имя, отчество, дату рождения, зачеркните одной чертой прежние данные и впишите новые. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты документов, на основании которых внесли исправления. Заверьте исправления подписью ответственного и печатью организации (п. 7 Порядка ведения трудовых книжек). Чтобы изменить сведения об образовании, профессии, специальности, зачеркивать ничего не нужно. Просто дополните имеющиеся записи (п. 8 Порядка ведения трудовых книжек).
Если надо исправить сведения о работе или награждении, не зачеркивайте их (п. 12 Порядка ведения трудовых книжек). Новый порядок не конкретизирует, как именно надо указать исправление, используйте старый порядок. После последней в разделе записи поставьте следующий порядковый номер, дату внесения записи, и в графе 3 напишите: «Запись за номером <...> недействительна». После этого внесите правильную запись. В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого вносите правильную запись.
Ситуация
Запись о совместительстве вносите по желанию работника, если ваша школа или детский сад – основное место его работы. Предварительно попросите представить документ, подтверждающий работу по совместительству, – трудовой договор, заверенную копию приказа или справку (п. 11 Порядка ведения трудовых книжек).
Чтобы внести запись о совместительстве в одном образовательном учреждении, в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки поставьте ее порядковый номер. В графе 2 укажите дату приема на работу в качестве совместителя. В графе 3 сделайте запись о принятии на работу по совместительству в структурное подразделение образовательной организации с указанием должности, специальности, профессии и квалификации. В графе 4 сделайте ссылку на номер и дату приказа о приеме на работу по совместительству. В таком же порядке делайте запись об увольнении с этой работы.